EMMANUELLE NGALULA KALALA
Professionnelle juridique et administrative
Québec
Profil professionnel
Professionnelle juridique et administrative titulaire d'une maîtrise en droit de l'Université Laval, possédant une expérience canadienne en soutien administratif, coordination de dossiers et préparation documentaire. Mon parcours combine de solides capacités d'analyse et de rédaction avec une expérience concrète en suivi d'échéanciers, gestion documentaire, coordination des communications et préparation de rapports, de notes de service, de comptes rendus et de tableaux de suivi.
Adjointe administrative avec 9 ans d'expérience, je maîtrise la gestion documentaire et le soutien administratif pour assurer le bon fonctionnement des opérations. Organisée et rigoureuse, je m'engage à respecter les délais et à traiter les informations sensibles avec discrétion. Mon esprit d'équipe et ma capacité à communiquer efficacement me permettent de collaborer avec divers intervenants.
Vue d'ensemble
2
2
Languages
1
1
Certification
8
8
years of professional experience
Expérience
Adjointe administrative
GDC Gestion
Montreal
2024.05 - Actuel
- Fonctions axées sur le soutien administratif de l'équipe de gestion par le suivi des dossiers, la coordination des communications et la gestion documentaire afin d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes de l'organisation.
- Assuré le suivi administratif des dossiers et le respect des échéanciers.
- Géré, classé et mis à jour les documents administratifs et les dossiers électroniques.
- Rédigé la correspondance administrative, les rapports, les notes de service et les tableaux de suivi.
- Coordonné les échanges avec les copropriétaires, les fournisseurs et les différents intervenants afin de favoriser une circulation efficace de l'information.
- Traité des documents confidentiels et organisé les priorités quotidiennes pour soutenir efficacement l'équipe de gestion.
- Saisie informatique et mise à jour des données, numérisation, classement et archivage des documents.
- Réception des appels téléphoniques, traitement des demandes de renseignements, orientation des usagers vers le service recherché, prise et transmission des messages.
- Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
- Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
- Accueil physique et téléphonique des clients ou usagers : information et orientation vers l'interlocuteur adéquat.
- Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des contrats et des factures.
- Rédaction de rapports, lettres et autres documents administratifs en suivant les normes établies.
- Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
- Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
- Gestion des stocks et fournitures de bureau.
- Mise en place d'un système de classement efficace pour améliorer la gestion documentaire du service.
- Traitement des courriels, du courrier postal entrant et sortant : tri et distribution des plis auprès du personnel, pesée et affranchissement des enveloppes, gestion des envois en recommandé.
- Gestion du courrier : réception et tri, distribution en interne, mise sous pli et affranchissement et rédaction des réponses.
- Organisation des agendas et prise de rendez-vous pour les membres de l'équipe.
- Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
- Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.
- Enregistrement, tri et distribution du courrier postal, traitement des e-mails reçus à l'adresse générique.
- Classement méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
- Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
- Rédaction de courriers officiels, notes internes et autres documents d'après les indications du chef de service.
- Réception du public, réponse aux demandes d'informations, orientation vers le service recherché, gestion des rendez-vous.
- Collaboration avec d'autres services pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.
- Gestion des commandes de fournitures et des prestations : recherche des meilleures offres, suivi des factures.
- Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs avec un sens aigu du service clientèle.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs tels que les rapports, les courriers électroniques et les présentations PowerPoint.
- Recherches documentaires selon les besoins du service, production de fiches de synthèse.
- Gestion quotidienne des agendas et des rendez-vous pour le personnel de direction.
- Accompagnement des usagers dans l'accomplissement des démarches administratives conformément aux procédures et aux délais.
- Mise en forme et alimentation de tableaux de suivi en fonction des besoins de la direction.
- Veille sur le respect strict des procédures internes ainsi que sur le respect de la législation applicable.
- Gestion administrative du service avec création et suivi des KPI, rédaction de rapports d'évaluation.
- Réponse aux appels téléphoniques et redirection vers les services concernés.
- Rédaction des courriers et des e-mails professionnels.
- Réception, tri et répartition du courrier entrant et sortant.
- Préparation et envoi de documents administratifs et des rapports.
- Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous pour l'équipe.
Auxiliaire de recherche juridique
Faculté de droit - Université Laval
Québec
2024.01 - 2026.01
- Mandat consistant à réaliser des recherches juridiques et à produire des analyses documentaires dans le cadre de projets universitaires portant sur les droits fondamentaux, le droit du travail, le droit au logement, les droits de l'enfant et le droit international.
- Réalisé des recherches en législation, jurisprudence et doctrine; rédigé des notes de recherche, synthèses et bibliographies; analysé des rapports institutionnels et des études comparatives; élaboré des présentations et participé à des projets de vulgarisation juridique.
- Participation active aux réunions d'équipe pour partager observations et suggestions.
- Gestion efficace des plannings, rendez-vous et agendas pour les membres de l'équipe.
- Traitement et classement des documents administratifs pour garantir une organisation efficace des informations.
- Support administratif pour les projets spéciaux, coordination des tâches et suivi des échéances.
- Organisation des réunions et des rendez-vous, préparation des agendas et des documents nécessaires.
- Numérisation des dossiers pour assurer une conservation sécurisée et accessible des informations.
- Saisie de documents juridiques sous dictée en s'assurant qu'ils respectent les normes officielles et qu'ils ne contiennent pas d'erreurs.
- Classement et archivage des dossiers papier et électronique selon les normes en vigueur.
- Gestion des dossiers juridiques en collaboration avec les avocats et autres professionnels du droit.
- Gestion des tâches administratives courantes telles que la rédaction d'e-mails, la gestion des agendas et la prise de rendez-vous.
- Préparation et suivi des dossiers juridiques.
- Vérification et correction des documents et du courrier à envoyer pour assurer le respect du formalisme en vigueur.
- Mise à jour régulière des bases de données internes pour garantir un accès rapide à l'information pertinente.
- Mise en œuvre des formalités administratives et procédures juridiques.
- Collaboration étroite avec l'équipe administrative pour assurer une gestion efficace du secrétariat juridique.
- Accomplissement des formalités légales et rassemblement des pièces nécessaires conformément aux modalités et aux délais exigés par l'administration.
- Recherche de lois, de décisions de justice et d'autres documents concernant les affaires devant les tribunaux pour aider le juge à prendre ses décisions.
- Organisation et planification des rendez-vous, conférences téléphoniques et visioconférences.
- Recherche documentaire sur divers sujets juridiques pour soutenir les projets en cours.
- Préparation de présentations PowerPoint pour les réunions internes ou externes liées aux dossiers juridiques.
- Recherche et analyse des lois, règlements et décisions judiciaires pertinentes dans les affaires en cours.
- Veille légale continue pour maintenir les connaissances à jour et se conformer aux nouvelles réglementations.
- Suivi des échéances et des calendriers pour s'assurer que les obligations légales sont respectées.
- Assistance dans la rédaction de contrats, d'accords de règlement et d'autres documents juridiques.
Stagiaire en santé et sécurité au travail
Musée canadien de l'histoire
Gatineau
2025.05 - 2025.07
- Mandat axé sur le soutien administratif des activités de santé et sécurité au travail par le suivi des dossiers, la préparation de la documentation et la coordination entre les différents intervenants.
- Assuré le suivi administratif des dossiers de santé et sécurité au travail.
- Préparé les documents destinés aux réunions et effectué le suivi des décisions prises.
- Pris part aux inspections en milieu de travail, rédigé les rapports d'inspection, les comptes rendus et procès-verbaux, puis assuré le suivi des recommandations.
- Élaboré des tableaux statistiques, des formulaires et des présentations.
- Collaboré avec les gestionnaires, les représentants syndicaux, les employés et les secouristes afin d'assurer une gestion rigoureuse des dossiers.
- Accompagnement d'un salarié dans son travail, réalisation de tâches simples sous sa supervision.
- Échanges avec les salariés pour découvrir leur métier et comprendre le fonctionnement de l'entreprise.
- Assistance des employés expérimentés dans leur travail quotidien.
- Contribution à la mise en place et à la réalisation de projets spécifiques en fournissant une aide opérationnelle aux équipes.
- Gestion du secrétariat : réception des appels téléphoniques, traitement du courrier et des mails, gestion du planning.
- Traitement et résolution des demandes clients, garantissant une satisfaction optimale et rapide.
- Saisie des données, classement, archivage et numérisation des documents, rédaction de compte rendus de réunion.
- Participation à la production sous la supervision du chargé de projet.
- Réalisation de présentations PowerPoint pour les réunions de direction et les conférences externes.
- Mise à jour des données sur le logiciel informatique afin de faciliter le suivi des opérations.
- Assistance dans la gestion des tâches administratives, notamment pour la prise de notes et la rédaction de compte rendus de réunion.
- Participation active aux réunions d'équipe pour offrir des idées innovantes et des solutions créatives.
- Support administratif pour les projets spéciaux, coordination des tâches et suivi des échéances.
- Organisation des réunions et des rendez-vous, préparation des agendas et des documents nécessaires.
- Traitement et classement des documents administratifs pour garantir une organisation efficace des informations.
- Numérisation des dossiers pour assurer une conservation sécurisée et accessible des informations.
- Accueil des visiteurs et des clients, vérification des rendez-vous, orientation dans les locaux.
- Gestion des appels téléphoniques et des courriels, partage d'informations, envoi des demandes aux départements appropriés.
Secrétaire-Service d’admission
ITEAM University
Tunis
2020.08 - 2022.07
- Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.
- Classement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
- Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement du courrier électronique avec professionnalisme et efficacité.
- Prise de rendez-vous en tenant compte des diponibilités et des contraintes données.
- Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
- Frappe des documents officiels sur Word, mise en forme et relecture avant diffusion.
- Suivi des demandes envoyées aux clients, fournisseurs et autres partenaires, réalisation de relances si nécessaire.
- Préparation des rapports mensuels et bilans pour la direction et les équipes.
- Saisie et mise à jour des données dans les bases informatiques internes.
- Organisation et préparation des réunions, incluant la réservation de salles et la rédaction de comptes-rendus.
- Tenue de la boite mail : réponses, transferts, classement et archivage des mails.
- Gestion des inscriptions et des dossiers administratifs, assistance du public dans les démarches.
Secrétaire
Action pour la justice et le développement des droits humains (AJDDH)
République démocratique du Congo
2018.03 - 2023.11
- Mandat consistant à assurer la gestion administrative de l'association, à soutenir sa gouvernance et à représenter l'organisation auprès de partenaires institutionnels et communautaires dans le cadre de projets de promotion des droits humains.
- Organisé les réunions du comité, préparé les ordres du jour et rédigé les procès-verbaux.
- Rédigé les rapports d'activités, lettres officielles, convocations, comptes rendus et autres documents institutionnels.
- Structuré les archives physiques et numériques afin d'améliorer la gestion documentaire.
- Coordonné le suivi administratif des projets de sensibilisation et représenté l'association lors de conférences, ateliers et rencontres avec des ONG, établissements scolaires, autorités administratives et partenaires communautaires.
- Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.
- Classement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement du courrier électronique avec professionnalisme et efficacité.
- Prise de rendez-vous en tenant compte des diponibilités et des contraintes données.
- Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
- Frappe des documents officiels sur Word, mise en forme et relecture avant diffusion.
- Tenue et suivi de l'agenda des dirigeants en organisant leurs déplacements, réunions et rendez-vous.
- Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.
- Suivi des demandes envoyées aux clients, fournisseurs et autres partenaires, réalisation de relances si nécessaire.
- Traitement des notes de frais et suivi des dépenses des collaborateurs.
- Collaboration avec les équipes RH pour le suivi des dossiers des employés.
- Archivage systématique des documents pour faciliter l'accès et la consultation.
- Saisie et mise à jour des données dans les bases informatiques internes.
- Suivi des dossiers clients et fournisseurs, incluant la gestion des factures.
- Réalisation de présentations PowerPoint pour des réunions et des événements internes.
- Coordination des activités entre différents départements pour garantir une communication fluide.
- Assistance à la comptabilité en effectuant des tâches de facturation et de suivi des paiements.
- Préparation et gestion des dossiers administratifs pour les réunions de comité.
- Préparation des rapports mensuels et bilans pour la direction et les équipes.
- Organisation et préparation des réunions, incluant la réservation de salles et la rédaction de comptes-rendus.
- Traitement des demandes et réclamations des clients avec un service de qualité.
- Assistance dans l'organisation des événements internes et externes de l'entreprise.
- Constitution de dossiers papiers et informatisés, vérification et classement des pièces.
- Tenue de la boite mail : réponses, transferts, classement et archivage des mails.
- Suivi des affaires en cours, assistance et transmission des informations aux collaborateurs.
- Gestion des inscriptions et des dossiers administratifs, assistance du public dans les démarches.
Formation
Maîtrise en droit (LL. M.) - Droit
Université Laval
Québec, QC 2024.01 - 6 2026
Maîtrise professionnelle en diplomatie et relations internationales -
Business Law and Politics (BLP)
Tunis, Tunisie 2021.10 - 5 2023
Baccalauréat en droit public - Droit
Université Ibn Khaldoun
Tunis, Tunisie 2018.10 - 5 2021
Compétences
- Suivi administratif
- Gestion documentaire
- Coordination des communications
- Organisation de réunions
- Préparation de documents
- Gestion des priorités
- Respect des échéanciers
- Traitement de renseignements confidentiels
- Analyse de documents juridiques et administratifs
- Recherche en législation
- Jurisprudence
- Doctrine
- Rédaction de rapports
- Notes de service
- Comptes rendus
- Procès-verbaux
- Synthèses
- Correspondances
- Tableaux de suivi
- Préparation de documents destinés aux réunions
- Suivi des décisions
- Compilation de données
- Coordination avec des gestionnaires
- Fournisseurs
- Représentants syndicaux
- Employés
- Autres intervenants
- Microsoft Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- Teams
- Adobe Acrobat Pro
- CanLII
- LexisNexis
- Zotero
- Systèmes de gestion des bases de données
- Connaissance des systèmes d'archivage numérique
- Logiciels de gestion administrative
- Rigueur dans le suivi des procédures
- Gestion d'agendas électroniques
- Collecte de documents
- Gestion des appels téléphoniques
- Office 365
- Discrétion professionnelle
- Rédaction de comptes-rendus
- Création de présentations
- Gestion administrative
- Tact et diplomatie
- Rédaction de courriers administratifs
- Microsoft Office
- Orientation client
- Recherches documentaires
- Gestion des dossiers
- IA générative
- Gestion de base de données
- Maîtrise de l'intelligence artificielle
- Planification
- Négociation avec les fournisseurs
- Sens critique
- Proactivité
- Logiciels comptables
- Rédaction de courriers
- Gestion des inscriptions
- Discrétion
Langues
Français
Intermédiaire (B1)
Anglais
Intermédiaire (B1)
Personnalisé
- Administration du droit du travail, en cours
- Formation en anglais, 2020
Informations complémentaires
- Écologie
- Lecture
Certificats
- Certification de cadre de gestion (CMA) attribuée par l'Institut pour les cadres de gestion
Chronologie
Stagiaire en santé et sécurité au travail
Musée canadien de l'histoire
2025.05 - 2025.07
Adjointe administrative
GDC Gestion
2024.05 - Actuel
Maîtrise en droit (LL. M.) - Droit
Université Laval
2024.01 - 6 2026
Auxiliaire de recherche juridique
Faculté de droit - Université Laval
2024.01 - 2026.01
Maîtrise professionnelle en diplomatie et relations internationales -
Business Law and Politics (BLP)
2021.10 - 5 2023
Secrétaire-Service d’admission
ITEAM University
2020.08 - 2022.07
Baccalauréat en droit public - Droit
Université Ibn Khaldoun
2018.10 - 5 2021
Secrétaire
Action pour la justice et le développement des droits humains (AJDDH)
2018.03 - 2023.11