DADLEY VERGIN

Administration et facturation

• Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation.
• Gestion de la petite caisse selon les normes établies.
• Gestion des stocks et des fournitures de bureau, de cafétéria et des produits pharmaceutiques.
• Classement méthodique des documents papiers et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
• En accord avec le responsable de l'aviation, autoriser ou non les différentes opérations de ravitaillement.
• Préparation et envoi de documents administratifs et des rapports.
• Préparation des états de compte et suivi des factures problématiques.
• Collaboration étroite avec l'équipe comptable pour faciliter le suivi facturation auprès des clients.
• Suppléance au chargé de facturation en cas d'absence.
• Saisie hebdomadaire des commandes dans Sage 300, édition de devis, bons de livraison et factures.
• Suivi de la facturation, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants auprès des clients.
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs tels que les rapports, les courriers électroniques.
• Contribution aux opérations quotidiennes en travaillant de manière efficace et productive avec tous les membres de l'équipe.
• Processus de clôture mensuelle, en prenant en compte la réconciliation des différents rapports complémentaires de l'équipe.
• Organisation des réunions et réservation de la salle de conférence.

Représentante RH

• Servir de point de contact pour les employés concernant les questions RH.
• Maintenir les dossiers des employés à jour et conformes aux réglementations.
• Suivre les congés, les absences et autres demandes du personnel.
• Participer à l'organisation d'événements et d'activités de team building
• Traitement des heures supplémentaires.
• Soumission des contrats de travail et des avenants, vérification de la conformité des clauses et gestion des signatures.
• Assistance dans la gestion des ressources humaines, notamment l'intégration des nouveaux employés.
• Contribuer à l'initiative visant à améliorer l'engagement des employés

• Fournir aux clients un service d'excellence tout en étant le principal point de contact pour toutes questions, commandes, plaintes ou réclamations
• Création de relations solides avec les clients clés pour assurer leur fidélisation et satisfaction.
• Saisir les transactions journalières sur Sage 300.
• Classement des pièces justificatives pour toutes les commandes journalières.
• Communiquer avec les clients pour tout suivi concernant leurs requêtes.
• S'assurer que les procédures internes sont respectées.
• Préparer les rapports relatifs aux ventes journalières
• Préparer et acheminer les états de compte pour les clients
• Suivre les factures posant problème et toutes autres tâches connexes requises par le superviseur
• Suppléance aux inspecteurs commerciaux
• Planification de la livraison du produit
• Collaboration étroite avec les autres départements afin d'optimiser le processus de vente global.
• Réponse aux appels entrants en traitant rapidement les demandes, transmission si besoin aux conseillers spécialisés.
• Présentation des produits et services aux clients en détaillant leurs caractéristiques et tarifs.
• Préparation et envoi des devis, des documents techniques et des contrats aux clients.
• Toutes autres tâches connexes requises par la directrice commerciale

• Traitement des appels téléphoniques, prise des messages, transferts des appels et réponse aux demandes des clients.
• Accueillir, informer et orienter les clients et les visiteurs à leur arrivée dans l'établissement.
• Vérification des rendez-vous, orientation vers les services appropriés.
• Pouvoir remplacer un agent du CSC au besoin
• Recevoir les fournisseurs et leur remettre leurs chèques, le cas échéant.
• Placer les commandes de nourriture quotidienne pour les employés auprès du traiteur.
• Recevoir le courrier, le trier et le distribuer.
• Traitement des e-mails, rédaction et envoi des réponses dans un délai rapide, classement et archivage des fichiers.
• Collaboration avec les différents départements pour assurer un service client optimal.

• Assurer la satisfaction du client
• Accueil chaleureux et professionnel des clients, répondant à leurs besoins avec courtoisie.
• Fournir les informations utiles aux clients
• Réponse aux appels entrants en traitant rapidement les demandes et transmission, si besoin, aux conseillers spécialisés
• Comptage du fonds de caisse, rangement de la monnaie et des espèces pour la mise au coffre.
• Fermeture quotidienne de la caisse, vérification rigoureuse du contenu.
• Traitement rapide et sécurisé des paiements par carte bancaire, chèque ou espèces.