Stéphanie G. Simard

• Supervision de l'équipe des comptes à payer pour assurer la performance et l'efficacité des opérations.
• Suivi du bon déroulement des opérations, mise en œuvre des solutions adaptées aux aléas.
• Contrôle de la bonne application des procédures et rappel des consignes le cas échéant.
• Collaboration avec d'autres responsables et cadres pour diriger le flux de travail et favoriser les opérations.
• Collaboration avec d'autres départements pour optimiser les processus et améliorer la communication interne.
• Mise en place de procédures internes pour améliorer la productivité et la qualité du travail.
• Gestion des dénonciations de contrats et des quittances.
• Rédaction de documents administratifs divers.
• Responsable de l'élaboration des dossiers préparatoires à l'obtention de la certification ISO 9001.
• Structure des processus, organisation de la documentation, des formations, des évènements de l'entreprise et support pour toute demande de la direction.
• Rédaction et suivi des contrats pour les sous-traitants et les fournisseurs.

• Exécution rapide et efficace des tâches assignées.
• Développement et maintien de relations de travail courtoises et efficaces.
• Organisation du travail en priorisant les tâches dans le but de répondre aux attentes et de respecter les délais.
• Gestion des situations d'urgence avec calme et sang-froid.
• Adaptation rapide à différents interlocuteurs et différentes situations.
• Gestion du temps de manière efficace afin d'accomplir toutes les tâches dans les délais impartis.
• Gestion des dénonciations de contrats et des quittances.
• Respecter les normes et procédures administratives relatives au secteur des travaux publics.

• Optimisation du système comptable existant pour augmenter la productivité et minimiser les erreurs potentielles.
• Conduite des réunions d'équipe pour renforcer la communication interne, partager les informations pertinentes et résoudre rapidement tout problème soulevé.
• Supervision du cycle clients, notamment la facturation, le suivi des paiements et la résolution des problèmes de recouvrement.
• Établissement et mise à jour de procédures et de modes opératoires pour assurer la conformité des opérations.
• Management d'une équipe, définition d'objectifs, évaluation du travail réalisé.
• Gestion des situations d'urgence avec calme et sang-froid.
• Restructuration du département des comptes à payer et à recevoir.
• Démonstration d'un sens du leadership en gérant des projets de la conception à la livraison.
• Développement et maintien de relations de travail courtoises et efficaces.
• Participation aux réunions de direction.
• Prise de décision et implantation de processus.

• Suivi du bon déroulement des opérations, mise en œuvre des solutions adaptées aux aléas.
• Contrôle de la bonne application des procédures et rappel des consignes le cas échéant.
• Collaboration avec d'autres responsables et cadres pour diriger le flux de travail et favoriser les opérations.
• Analyse financière.
• Rédaction de divers rapports.
• Transferts inter compagnies, conciliations bancaires, support à l'équipe dirigeante.

Remplacement / Dépannage

• Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
• Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
• Collaboration étroite avec l'équipe comptable pour faciliter le suivi budgétaire et le traitement des dépenses.
• Coordination entre les différents services pour assurer la fluidité des opérations quotidiennes.
• Accueil téléphonique et physique des visiteurs avec un sens aigu du service clientèle.
• Classement méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
• Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
• Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
• Assistance dans la gestion des ressources humaines, notamment l'onboarding des nouveaux employés.
• Gestion des stocks et fournitures de bureau.
• Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs tels que les rapports, les courriers électroniques et les présentations PowerPoint.
• Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des contrats et des factures.
• Soutien à la direction dans la planification et la mise en œuvre des projets.
• Préparation des réunions : réservation des salles, planification de l'ordre du jour, envoi des invitations et rappels.
• Gestion des dénonciations de contrats et des quittances.

Divisions - Louisbourg SBC - Kolombo Technologies et Simard-Beaudry Construction

• Organisation du travail en priorisant les tâches dans le but de répondre aux attentes et de respecter les délais.
• Rédaction et mise en forme de documents variés en fonction des besoins en utilisation les outils Pack Office et Gsuite.
• Démonstration d'un sens du leadership en gérant des projets de la conception à la livraison.
• Formulation de propositions d'amélioration en s’appuyant sur les retours du terrain.
• Développement de compétences interpersonnelles en établissant des relations positives avec les autres.
• Communication des anomalies ou des difficultés rencontrées à la hiérarchie afin de permettre une résolution rapide.
• Transmission et communication des informations aux collaborateurs de manière claire afin de faciliter la continuité des opérations.
• Analyse des besoins et des contraintes pour apporter la réponse la plus adaptée.
• Développement et maintien de relations de travail courtoises et efficaces.
• Adaptabilité et efficacité dans l'apprentissage de nouveaux concepts.
• Participation à des projets d'équipe, démontrant une capacité à travailler en collaboration et de manière efficace.
• Adaptation rapide à différents interlocuteurs et différentes situations.
• Exécution rapide et efficace des tâches assignées.
• Résolution des problèmes et amélioration des opérations en fournissant un service exceptionnel.
• Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
• Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
• Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des contrats et des factures.
• Rédaction de rapports, lettres et autres documents administratifs en suivant les normes établies.
• Gestion des stocks et fournitures de bureau.
• Mise en place d'un système de classement efficace pour améliorer la gestion documentaire du service.
• Rédaction de courriers officiels, notes internes et autres documents d'après les indications du chef de service.
• Tenue de la comptabilité, saisie des factures et des données dans les tableaux de suivi, relances en cas d'impayés, classement des pièces.
• Collaboration étroite avec l'équipe comptable pour faciliter le suivi budgétaire et le traitement des dépenses.
• Collaboration avec d'autres services pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.
• Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
• Implantation et déploiement d'un nouveau système informatique comptable.
• Gestion des opérations quotidiennes et supervision du personnel.

• Rédaction de correspondances professionnelles telles que lettres, e-mails et rapports pour le compte du vice-président.
• Organisation d'événements internes ou externes liés aux projets ou initiatives du service.
• Gestion des agendas, en planifiant les rendez-vous, déplacements et événements pour le vice-président.
• Suivi des projets en cours, en participant aux réunions et en assurant un reporting régulier au vice-président.
• Gestion des comptes à payer.
• Mise en place d'un système d'archivage efficace pour faciliter l'accès aux documents importants.
• Collaboration étroite avec les différents services internes pour faciliter la circulation de l'information.
• Réception des appels téléphoniques, traitement des demandes de renseignements, orientation des usagers vers le service recherché, prise et transmission des messages.
• Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
• Établissement des commandes de fournitures de bureau, réception et rangement des livraisons, distribution de matériel aux salariés.
• Collaboration étroite avec l'équipe comptable pour faciliter le suivi budgétaire et le traitement des dépenses.
• Préparation et envoi de colis postaux ou de messagerie, ainsi que réception et tri du courrier entrant.
• Rédaction de courriers officiels, notes internes et autres documents d'après les indications du chef de service.
• Préparation de rapports trimestriels.
• Gestion de la petite caisse.
• Dépôts bancaires, transferts.