Sabrina Gaudreault

Élaborer des soumissions de produits de haute-technologie en respectant le processus de gestion de commandes;

Recevoir les bons d'achat de clients, en accusé de réception et lancer la production;

Être un point de contact privilégié pour le client, de la réception de la commande jusqu'au service après-ventes;

Soutenir les vendeurs répartis sur touts les continents pour une foule de requis tactiques;

Utiliser le logiciel CRM (Salesforce.com) pour mettre a jour les opportunités, comptes, contacts et collaboration avec les vendeurs;

Maintenir l'intégrité des comptes clients dans le logiciel ERP (Genius) selon les lignes directrices établies;

Assurer les tâches administratives connexes associés aux ventes de l'unité d'affaires de Québec et mener divers projets spéciaux en appui au Directeur.

• Adaptation de la politique de ressources humaines aux objectifs stratégiques et opérationnels grâce à des échanges réguliers avec la direction.
• Recrutement et encadrement d'une équipe de collaborateurs en définissant des objectifs individuels et collectifs.
• Préparation des commandes, constitution de colis et de lots.
• Organisation du travail en priorisant les tâches dans le but de répondre aux attentes et de respecter les délais.
• Participation à la gestion des ressources humaines.
• Gestion de l'archivage de la documentation des projets lors des phases de clôture.
• Organisation des réunions et des rencontres avec les collaborateurs.
• Intégration des nouveaux employés à leur poste de travail et dans l'équipe, transmission des procédures internes.
• Gestion du planning, traitement des absences et des demandes de congés, validation des heures pour la paie.
• Conduite des entretiens de recrutement, évaluation des compétences et du parcours professionnel des candidats.
• Préparation des commandes, constitution de colis et de lots.
• Réception des marchandises, contrôle de la conformité de la livraison et de l'état des emballages.
• Gestion des tâches administratives : saisie des données, classement, archivage et numérisation des documents, rédaction de compte rendus de réunion.
• Dossier CSST.
• Dossier du nouvel employé pour assurances collective.
• Suivi congé maladie ou autre.
• Accueil des clients, réponse aux demandes d'informations sur le menu et les produits, prise des commandes.
• Gestion des règlements clients (chèques, espèces, carte bancaire), remise des tickets de caisse.
• Préparation et mise en place d'un évènement.

Responsabilités

Finances

• Prépare demande de paiements

• Aider avec les transactions financières de base (comptes payables et facturation)
• Aider à la vérification des demandes de remboursement de frais de voyage
• Préparer les transferts vers les universités pour vérification

ASM, Meeting & Committee organization

Rechercher et réserver des lieux
• Réservation de voyages pour le personnel
• Logistique des réunions, restauration et déplacements
• Réserver des réunions du personnel
• Aide à l'inscription
• Commander des fournitures (cadeaux, badges, etc.)
• Gérer les ordres du jour, planifier les réunions (à l'aide de divers outils)
• Gérer les fournitures de bureau et les commandes
• Formater les documents
• Préparer, organiser et stocker des informations sous forme numérique
• Traiter les requêtes par téléphone et par email
• Organiser le courrier et les livraisons
• Saisir des données pour le site Web et les bases de données
• Imprimer et photocopier
• Assurer la liaison avec les fournisseurs et les entrepreneurs
• Surveiller le calendrier des vacances des employés
• Aider aux renouvellements d'assurance et à la couverture pour le personnel et l'entreprise
• Participer à l'organisation des rencontres scientifiques annuelles

• Suivi administratif du personnel : gestion des plannings en collaboration avec les chefs de service, préparation des paies, participation au recrutement, rédaction des contrats de travail.
• Organisation d'événements (réceptions, soirées …), supervision logistique et administrative, traitement des commandes fournisseurs, gestion des opérations de communication, bilans.
• Collaboration en équipe en communiquant, en partageant les idées et en mutualisant les efforts.
• Contribution à la résolution des problèmes en apportant les solutions adaptées et en formulant des propositions d'amélioration.
• Attention particulière portée à la planification des tâches et établissement de plannings.
• Identification des difficultés et résolution des problèmes grâce à une prise de décision adaptée.
• Hiérarchisation des tâches afin de gérer les priorités et respecter les objectifs de délais.
• Communication des informations pertinentes avec les différents interlocuteurs internes et externes.
• Organisation du travail en priorisant les tâches dans le but de répondre aux attentes et de respecter les délais.
• Gestion des situations d'urgence avec calme et sang-froid.
• Acquisition rapide de nouvelles connaissances en intégrant les informations disponibles.
• Mise en œuvre du projet de l'établissement, supervision de l'activité des différents services au sein de la résidence, reportings quotidiens au directeur.
• Gestion de la relation clients : évaluation de la satisfaction, traitement des réclamations, suivi de la e-réputation de l'établissement sur les réseaux sociaux, recueil des remontées terrain.
• Traitement des dysfonctionnements, amélioration des procédures et optimisation de l'organisation du travail, conduite du changement avec les équipes.
• Préparation des contrats de travail pour les nouveaux embauchés.
• Gestion des démarches administratives pour la participation aux salons professionnels.
• Gestion des agendas des membres de la direction.
• Gestion administrative des dossiers du personnel.
• Organisation des réunions clients.
• Réservation de billets de transport, avion et train.
• Publication des offres d'emploi sur internet.
• Mise à jour des supports de suivi : tableaux, fichiers divers.
• Planification des entretiens d'embauche.
• Tenue du secrétariat courant.

Vérification de la mise en sac

Vérification sur la route

Booking

Facturation

Recomptage

• Répartition sur les convoyeur nécessitant des reprises, identification des retouches nécessaires puis mise en œuvre des actions correctives, en effectuant le contrôle de la qualité afin de bien répartir, en assurant une grande rigueur et minutie.

Prises d'appels

Statistiques

Horaires

Gestion du personnels

• Recrutement, formation et gestion d'une équipe de 5 téléphonistes.
• Participation active à des réunions avec réceptionnistes, afin de faire le point sur la situation de l'entreprise et de fournir des idées et des conseils pour améliorer son fonctionnement.
• Soutien de personnels dans l'amélioration des opérations et la résolution des problèmes afin de fournir un service client optimal.

• Traitement des courriels, du courrier postal entrant et sortant : tri et distribution des plis auprès du personnel, pesée et affranchissement des enveloppes, gestion des envois en recommandé.
• Établissement des commandes de fournitures de bureau, réception et rangement des livraisons, distribution de matériel aux salariés.
• Gestion du planning en tenant compte des directives données, planification des rendez-vous selon les disponibilités, traitement des mises à jour en fonction des changements.
• Réception du public en offrant un accueil de qualité, réponse aux demandes d'informations, remise d'indications pour aider les personnes à s'orienter dans le bâtiment, gestion des rendez-vous.
• Organisation des réunions : réservation des salles en fonction de leur capacité d'accueil, envoi des invitations aux collaborateurs, mise en place du matériel et de la documentation.
• Gestion des dossiers selon les procédures administratives, saisie informatique et mise à jour des données, numérisation, classement et archivage des documents.
• Réception des appels téléphoniques, traitement des demandes de renseignements, orientation des usagers vers le service recherché, prise et transmission des messages.
• Création et mise à jour des tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, extraction de données pour les reportings.
• Gestion de la facturation, mise à jour des tableaux de suivi, classement et archivage des factures, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
• Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
• Assistance du Directeur pour la mise en œuvre et le suivi des projets, préparation et montage de dossiers, rapports sur l'état d'avancement des activités.
• Exécution de tâches administratives courantes : gestion du standard téléphonique et transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs, traitement des mails, tenue du planning.
• Organisation des réunions de service, réservation des salles, préparation des ordres du jour, gestion du matériel et de la documentation, rédaction de comptes rendus.
• Préparation du courrier sortant (classique, envoi en recommandé, colis), mise sous plis et affranchissement des enveloppes, renseignement des bordereaux.

• Traitement des courriels, du courrier postal entrant et sortant : tri et distribution des plis auprès du personnel, pesée et affranchissement des enveloppes, gestion des envois en recommandé.
• Établissement des commandes de fournitures de bureau, réception et rangement des livraisons, distribution de matériel aux salariés.
• Gestion du planning en tenant compte des directives données, planification des rendez-vous selon les disponibilités, traitement des mises à jour en fonction des changements.
• Réception du public en offrant un accueil de qualité, réponse aux demandes d'informations, remise d'indications pour aider les personnes à s'orienter dans le bâtiment, gestion des rendez-vous.
• Organisation des réunions : réservation des salles en fonction de leur capacité d'accueil, envoi des invitations aux collaborateurs, mise en place du matériel et de la documentation.
• Gestion des dossiers selon les procédures administratives, saisie informatique et mise à jour des données, numérisation, classement et archivage des documents.
• Réception des appels téléphoniques, traitement des demandes de renseignements, orientation des usagers vers le service recherché, prise et transmission des messages.
• Création et mise à jour des tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, extraction de données pour les reportings.
• Recherches documentaires selon les besoins du service (sortie de documents et de dossiers, consultation de sites sur internet), production de fiches de synthèse..
• Gestion des relations avec les fournisseurs et les prestataires, réponse aux demandes par mail et téléphone, suivi des commandes, comptes rendus auprès de mon supérieur.
• Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
• Exécution de tâches administratives courantes : gestion du standard téléphonique et transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs, traitement des mails, tenue du planning.
• Assistance du personnel dans sa recherche (renseignements, documents …), aide au traitement des dossiers en cours, partage d'informations.
• Organisation des réunions de service, réservation des salles, préparation des ordres du jour, gestion du matériel et de la documentation, rédaction de comptes rendus.
• Préparation du courrier sortant (classique, envoi en recommandé, colis), mise sous plis et affranchissement des enveloppes, renseignement des bordereaux.

• Recrutement, formation et gestion d'une équipe.
• Excellente communication écrite et orale, aussi bien avec les clients qu'en interne.
• Sensibilisation et formation du personnel soignant et de l'entourage de l'employer.
• Application rigoureuse du règlement intérieur et des procédures de la garderie.
• Attention particulière portée à la planification des tâches et établissement de plannings.
• Traitement des factures et tenue des livres afin de préserver la bonne santé financière de la garderie.
• Capacité à définir clairement les problèmes rencontrés et à en identifier les causes.
• Gestion des dossiers selon la procédure de traitement interne, analyse et classement des documents, mise à jour informatique des donnés.

• Vérification de documents afin de valider leur conformité, enregistrement des pièces dans la base de données.
• Numérisation de documents, enregistrement des documents dans la base de données.
• Gestion du courrier entrant, tri et répartition, traitement des e-mails.
• Mise à jour informatique des données, vérification des informations avant correction et enregistrement.
• Accueil du public, traitement des demandes d'informations, orientation des visiteurs, veille à la propreté de l'espace de réception.
• Mise sous pli du courrier, pesée des enveloppes, affranchissement et traitement pour expédition.
• Gestion du stock de fournitures, recensement des besoins d'approvisionnement, établissement des bons de commande.
• Gestion des dossiers, collecte des pièces justificatives, classement et archivage.
• Réception des appels téléphoniques, filtrage et transfert des communications, traitement des messages laissés sur la boîte vocale.
• Création de présentations sur PowerPoint pour les réunions, rédaction de courriers divers sur Word à partir des lettres types, classement des fichiers dans le serveur.
• Assistance du personnel dans sa recherche (renseignements, documents …), aide au traitement des dossiers en cours, partage d'informations.
• Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
• Exécution de tâches administratives courantes : gestion du standard téléphonique et transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs, traitement des mails, tenue du planning.
• Gestion de la facturation, mise à jour des tableaux de suivi, classement et archivage des factures, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
• Préparation du courrier sortant (classique, envoi en recommandé, colis), mise sous plis et affranchissement des enveloppes, renseignement des bordereaux.
• Gestion des relations avec les fournisseurs et les prestataires, réponse aux demandes par mail et téléphone, suivi des commandes, comptes rendus auprès de mon supérieur.

• Recommandation de styles de coiffure et de traitements capillaires en fonction des besoins et de la physionomie des clients.
• Suivi des tendances actuelles et émergentes afin de proposer des services au goût du jour et de répondre aux besoins d'une clientèle diversifiée.
• Encaissement des paiements des clients et programmation de leurs rendez-vous suivants.
• Accroissement des ventes au détail : recommandation de produits et services en réponse aux besoins clients.
• Nettoyage du poste de travail, des accessoires et du matériel de coiffure.
• Évaluation du type et de l'état des cheveux des clients et prise en compte du résultat souhaité afin de leur proposer les services les mieux adaptés.
• Prise de rendez-vous, tenue des livres comptables et gestion de l'inventaire.
• Désinfection des postes de travail et de l'équipement de salon pour réduire le risque d'infection.
• Aménagement des postes de travail et de la salle de soins avec les produits, les équipements et les stocks nécessaires.
• Examen de la texture et de l'état des cheveux pour déterminer le traitement approprié pour plus de tant de clients par jour.
• Réponses aux demandes d'informations par téléphone, par e-mail et en personne et prise de rendez-vous.