MYRIAM DURAND

Veille réglementaire et conformité Gestion administrative et organisationnelle Soutien stratégique

Gestion des dossiers d'immigration

• Coordonner et superviser la préparation, la vérification et la soumission des demandes d'immigration temporaire et permanente;
• S'assurer que tous les documents soumis sont conformes aux exigences d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et aux réglementations provinciales;
• Gérer les délais et le suivi des demandes en cours;
• Offrir du mentorat, de la formation continue et du soutien à l'équipe.

Relations avec les clients/intervenants

• Agir comme point de contact principal à l'interne (RH, direction et autres employés de l'association) et pour les clients (CPE et employés étrangers prospects);
• Répondre aux questions complexes sur les procédures et les stratégies d'immigration;
• Planifier et assister aux rencontres avec les clients pour planifier les stratégies d'immigration.

Missions de recrutement à l'international

• Évaluer l'intérêt des CPE pour une mission de recrutement international;
• Préparer les ententes de service reliées à la participation à la mission de recrutement;
• Planification de rencontres pour évaluer les besoins des CPE et obtenir une idée précise des postes qu'ils souhaitent combler, des compétences clés recherchées et des avantages sociaux reliés à l'emploi;
• Rédaction d'un guide à l'attention des candidats potentiels sur la présentation de chacun des CPE mandatant l'AQCPE pour la mission, du lieu d'emploi au Québec, d'une présentation et d'.une description du poste et des avantages sociaux;
• Préparation du canevas d'entrevue et d'examen écrit comportant des questions supplémentaires;
• Effectuer le processus de sélection des candidatures et les référer aux CPE selon leurs demandes et les préférences des candidats potentiels;
• Exécuter le processus de permis de travail selon la stratégie d'immigration déterminée;
• S'informer des changements dans les lois et politiques d'immigration canadienne;
• Mettre à jour les processus internes en fonction des nouvelles directives gouvernementales;
• Assurer la conformité des CPE dans leurs démarches et processus d'immigration, pendant et après le début d'emploi de leurs employés.

Planifications de formations interactives pour les clients

• Identifier les besoins spécifiques des clients (ex. : entreprises souhaitant embaucher des travailleurs étrangers, RH internes, candidats étrangers);
• Déterminer les objectifs pédagogiques : compréhension des programmes (EIMT, Mobilité internationale, permis d'études, résidence permanente, etc.), conformité, délais, responsabilités légales;
• Adapter les formations aux niveaux de connaissance des participants;
• Créer du contenu pédagogique conforme à la réglementation canadienne en vigueur :Diapositives, Études de cas pratiques (mise en situation : (ex: embauche d'un travailleur via le programme de mobilité internationale);
• Choisir et configurer la plateforme de formation (Teams ou plateforme 360 de l'AQCPE.);
• Intégrer les supports : vidéos préenregistrées, capsules explicatives, webinaires en direct, fichiers téléchargeables;
• Créer des quiz interactifs pour valider la compréhension (ex. : différences entre EIMT et exemptions);
• Animer les formations en direct ou enregistrer les modules;
• Répondre aux questions fréquentes sur les procédures (ex. : délais IRCC, impact des changements politiques);
• Proposer des séances de suivi ou ateliers pratiques (préparer une demande complète, vérifier les critères d'admissibilité, etc.);
• Évaluer la satisfaction des participants et mesurer l'impact des formations (via sondages, résultats de quiz);
• Mettre à jour le contenu dès que les lois ou procédures changent (p. ex. : nouvelles directives du programme Mobilité internationale);
• Envoyer des bulletins de mise à jour réguliers aux clients formés;
• Créer et rédiger des guides étape par étape pour les procédures clés :
  « Comment préparer une demande d'EIMT »
  « Guide RH : accueillir un travailleur étranger au Canada »
  « Démarches pour appuyer un permis de travail via le Programme des Travailleurs étrangers temporaires (''PTET'') »
• Créer des listes de vérification (checklists) pour les clients :
  Documents à fournir pour chaque programme
  Responsabilités de l'employeur après l'embauche (registre, salaires, inspections);
• Fournir des outils pour la tenue de dossiers (modèles de tableau de suivi, échéanciers, documentation à conserver pour vérification);
• Effectuer une veille réglementaire sur les politiques IRCC et MIFI;
• Mettre à jour tous les documents et supports dès qu'un changement est annoncé ou appliqué;
• Communiquer les changements aux clients de manière claire, avec impact et actions à prendre;
• Élaborer et gérer le budget annuel du département, incluant les prévisions de dépenses (ressources humaines, formation, outils logiciels, frais juridiques) et les revenus prévisibles (facturation des services, contrats clients, etc.);
• Suivre les indicateurs financiers mensuels/trimestriels pour s'assurer du respect des budgets alloués;
• Analyser les écarts entre les prévisions et les résultats réels, en identifiant les causes (hausse imprévue des volumes de dossiers, délais gouvernementaux, sous-performance de certains projets) et en proposant des mesures correctives.

Évaluation des retombées et performance

• Évaluer les retombées des actions du département en termes de satisfaction client et d'impact sur les objectifs RH de l'entreprise (mobilité internationale, recrutement international, etc.);
• Développer des rapports de performance périodiques pour la direction, avec des indicateurs clés (KPI) liés à l'efficacité opérationnelle, la conformité réglementaire et la rentabilité des projets d'immigration;
• Anticiper les impacts financiers ou opérationnels liés à l'évolution de la réglementation canadienne ou à des changements dans les politiques internes de l'entreprise.

Gestion des déficits et imprévus

• Identifier en amont les risques de déficit budgétaire et recommander des ajustements (réaffectation de ressources, révision de certains mandats, optimisation des outils internes);
• Gérer les déficits imprévus liés à des événements externes (modifications législatives, retards IRCC, suspension de certains programmes) en ajustant les priorités et en communiquant clairement les impacts aux parties prenantes;
• Participer à l'élaboration de scénarios de contingence et de plans d'atténuation des risques;
• Participer à l'élaboration de stratégies d'immigration pour soutenir le recrutement international;
• Fournir des recommandations à la direction sur l'optimisation des processus d'immigration.

• Évaluer les besoins des candidats et proposer une stratégie d'immigration appropriée;
• Préparer les documents d'immigration provinciaux et fédéraux et toute autre documentation pertinente;
• Vérifier la validité des documents fournis par les requérants;
• Soumettre les demandes d'immigration à leurs autorités respectives;
• Assurer le suivi des dossiers;
• Accompagner et répondre aux questions des requérants pendant et après le processus d'immigration;
• Sauvegarder les documents d'immigration et effectuer les prorogations de permis en temps opportun;
• Toute autre tâche administrative connexe.

• Initier les dossiers et effectuer la planification des appels d'évaluation entre le candidat et l'avocat;
• Envoyer la liste de documents à l'employé et à l'employeur suite à l'établissement de la stratégie d'immigration et réviser les documents lorsque reçus;
• Effectuer des suivis réguliers avec les requérants quant à leurs documents;
• Remplir et modifier les formulaires de demandes;
• Déposer les demandes d'immigration temporaires;
• Vérifier le portail de l'avocat et aviser le requérant et l'employeur de toute mise à jour dans la demande;
• Effectuer la facturation;
• Faire les suivis quant à l'expiration des statuts;
• Procéder à la prorogation des statuts lorsque nécessaire, et;
• Traduire tout document de l'anglais au français.

• Préparer toute demande d'immigration canadienne;
• Rédiger les formulaires et l'argumentaire des demandes d'immigration américaine en soutien de l'équipe d'Immigration Américaine basée à Toronto;
• Effectuer un service personnalisé en contactant les ambassades canadiennes à l'étranger, au besoin, et;
• Traduire tout document de l'anglais au français