Michelle Lemelin
Technicienne en adminitration
Québec
Profil professionnel
Je me distingue par ma maîtrise de la suite Office et notamment des tableaux de bord sur Excel. Impliqué et aimant le travail en équipe, j’interviens en support des opérationnels en prenant en charge les différentes tâches administratives. Reconnu pour mon travail minutieux, je saurai apporter mon soutien à votre service tout en veillant au respect des process en place.
Vue d'ensemble
23
23
years of professional experience
2010
2010
years of post-secondary education
1
1
Certification
Expérience
Technicienne en administration
Ministère des Transports et de la Mobilité durable
Québec, Québec
11.2020 - Actuel
- Traitement et classement des courriers entrants et sortants dans les délais impartis.
- Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
- Frappe et mise en forme de courriers, de lettres, de documents internes et de présentations avec le Pack Office.
- Assistance auprès de la direction dans la prise en charge des demandes spécifiques.
- Veille sur le respect strict des procédures internes ainsi que sur le respect de la législation applicable.
- Assistance dans la gestion des ressources humaines, notamment l'onboarding des nouveaux employés.
- Collaboration étroite avec l'équipe comptable pour faciliter le suivi budgétaire et le traitement des dépenses.
- Création et mise à jour régulière de tableaux de bord permettant un suivi optimal du service administratif.
- Collaboration avec les autres services pour assurer un bon fonctionnement interne.
- Tenue à jour du registre du personnel, gestion des absences et congés payés.
- Organisation des réunions et réservation des salles de conférence.
- Traitement des demandes de renseignements des clients et partenaires.
- Mise en place de procédures internes visant à améliorer l'efficacité opérationnelle dans la gestion contractuelle.
Adjointe administrative
Ministère des Transports
Québec, QC
06.2018 - 11.2020
- Réception des appels téléphoniques, traitement des demandes de renseignements, orientation des usagers vers le service recherché, prise et transmission des messages.
- Rédaction de rapports, lettres et autres documents administratifs en suivant les normes établies.
- Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
- Organisation des agendas et prise de rendez-vous pour les membres de l'équipe.
- Collaboration avec d'autres services pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.
- Tenue à jour des bases de données administratives, telles que les listes de contacts ou les dossiers du personnel.
- Conception de tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, tableaux classiques et tableaux croisés dynamiques.
- Planification et suivi des congés annuels, maladies ou formations du personnel administratif.
- Organisation de réunions internes et externes, y compris la réservation de salles et la coordination des agendas.
- Mise en forme et alimentation de tableaux de suivi en fonction des besoins de la direction.
Adjointe administrative
Centre de services partagés de Québec
Québec, Québec
10.2012 - 06.2018
- Traitement des courriels, du courrier postal entrant et sortant : tri et distribution des plis auprès du personnel, pesée et affranchissement des enveloppes, gestion des envois en recommandé.
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
- Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
- Planification et suivi des congés annuels, maladies ou formations du personnel administratif.
- Respect scrupuleux des règles de confidentialité liées aux informations et documents gérés dans le cadre du poste d'adjoint administratif.
- Collaboration avec d'autres services pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.
- Organisation des agendas et prise de rendez-vous pour les membres de l'équipe.
- Accueil physique et téléphonique des clients ou usagers : information et orientation vers l'interlocuteur adéquat.
- Tenue à jour des bases de données administratives, telles que les listes de contacts ou les dossiers du personnel.
- Établissement des commandes de fournitures de bureau, réception et rangement des livraisons, distribution de matériel aux salariés.
- Tenue de la comptabilité, saisie des factures et des données dans les tableaux de suivi, relances en cas d'impayés, classement des pièces.
- Organisation de réunions internes et externes, y compris la réservation de salles et la coordination des agendas.
- Organisation des voyages d'affaires comprenant la réservations de vols et hôtels, l'envoi des confirmations et la résolution des éventuels problèmes.
Agent de bureau
Centre de services partagés du Québec
Québec, Québec
- Numériser des documents
- Réserver des salles
- Concevoir et rédiger de courtes notes à partir d’instructions verbales
- Classer des documents papiers et électroniques
- Procéder à la révision linguistique de documents
- Préparer des réunions
- Assurer le suivi de dossiers
- Effectuer le suivi de l’assiduité des ressources en place;
- Gérer les appels, les courriels, les télécopies et le courrier
- Préparer des dossiers
- Faire la mise en pages de divers documents
- Analyser des tableaux de consommation
- Procéder aux demandes informatiques
- Activer les cartes d’accès
Secrétaire
Centre de services partagés du Québec
Québec, Québec
- Assurer l’approvisionnement des fournitures des différents ateliers
- Préparer les demandes de paiement des fournisseurs pour la mise en paiement
- Saisir un inventaire
- Numériser des documents
- Réserver des salles
- Concevoir et rédiger de courtes notes à partir d’instructions verbales
- Classer des documents papiers et électroniques
- Procéder à la révision linguistique de documents
- Préparer des réunions
- Assurer le suivi de dossiers
- Effectuer le suivi de l’assiduité des ressources en place;
- Accueillir la clientèle
- Gérer les appels, les courriels, les télécopies et le courrier
- Préparer des dossiers
- Saisir des statistiques dans un logiciel maison
- Préparer des pochettes d’information destinées aux familles
- Faire la mise en pages de divers documents
- Gérer les agendas
Secrétaire
Fédération québécoise du loisir en institution
Québec, Québec
- Gérer les appels, les courriels et le courrier
- Procéder à la révision linguistique de documents
- Gérer les adhésions
- Effectuer la facturation et faire le suivi des comptes-clients
- Classer des documents papiers et électroniques
- Saisie de données
Secrétaire-réceptionniste (stage)
Commission scolaire des Découvreurs
Québec, Québec
01.2009 - 01.2010
- Répondre au téléphone
- Accueillir les visiteurs
- Trier le courrier
- Classer des documents
- Remplir une grille de planification des besoins du personnel
Secrétaire du conseil d’administration et du comité d’animation et de bon voisinage
Coopérative d’habitation Les Méritas
Québec, Québec
04.2005 - 03.2017
- Monter un système de classement
- Préparer des avis de convocation, des ordres du jour et des procès-verbaux
- Trier le courrier et divers documents
- Rédiger des articles et faire la mise en page du bulletin Info-Méritas
- Organiser des activités pour les membres de la coopérative
Bénévole
Projet Collectivité en action
Québec, QC
01.2003 - 12.2003
- Créer une pièce de théâtre
- Organiser un souper-échange avec la Société Saint-Vincent-de-Paul
- Participer à la rédaction d’un mémoire sur la lutte à la pauvreté
Secrétaire-réceptionniste et responsable d’une cuisine collective
La Courtepointe
Québec, Québec
01.1998 - 01.2004
- Accueillir les membres
- Prendre les appels
- Faire des photocopies
- Gérer le temps de préparation des recettes, balancer la petite caisse et veiller à la bonne entente entre les membres participants
- Choisir des recettes, acheter des ingrédients et préparer des mets
Formation
Diplômes d’études professionnelles - secrétariat et en comptabilité (Adjointe administrative)
Centre de formation professionnelle Marie-Rollet
Québec, QuébecAttestation de reconnaissance - Secrétariat
Centre de formation professionnelle Marie-Rollet
Québec, Québec, Québec 08.2009 - 08.2009
Attestation de reconnaissance - Adjointe administrative
Centre de formation professionnelle Marie-Rollet
Québec, Québec, Québec 05.2010 - 05.2010
Compétences
- Contrôle qualité des documents
- Saisie rapide au clavier - 51 mots/minute
- Bon français
- Persévérance dans les tâches
- Autonomie dans l'organisation
- Discrétion professionnelle
- Microsoft Office
- Gestion de la documentation
- Organisation des réunions
- Sens de la communication
- Rédaction de rapports
- Autonomie
- Sens du service client
- Aisance relationnelle
Certificats
- Attestation de reconnaissance pour l’autonomie, 2009-01-01, Centre de formation professionnelle Marie-Rollet
- Attestation de reconnaissance pour la méthodologie, 2010-01-01, Centre de formation professionnelle Marie-Rollet
Personnalisé
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité à travailler sous pression
- Fiabilité
- Discrétion
- Habileté à communiquer
Informations complémentaires
- Musique
- Arts créatifs
- Passion pour le cinéma
- Littérature
Langues
Français
Langue maternelle
Anglais
Notions
Chronologie
Technicienne en administration
Ministère des Transports et de la Mobilité durable
11.2020 - Actuel
Adjointe administrative
Ministère des Transports
06.2018 - 11.2020
Adjointe administrative
Centre de services partagés de Québec
10.2012 - 06.2018
Attestation de reconnaissance - Adjointe administrative
Centre de formation professionnelle Marie-Rollet
05.2010 - 05.2010
Attestation de reconnaissance - Secrétariat
Centre de formation professionnelle Marie-Rollet
08.2009 - 08.2009
Secrétaire-réceptionniste (stage)
Commission scolaire des Découvreurs
01.2009 - 01.2010
Secrétaire du conseil d’administration et du comité d’animation et de bon voisinage
Coopérative d’habitation Les Méritas
04.2005 - 03.2017
Bénévole
Projet Collectivité en action
01.2003 - 12.2003
Secrétaire-réceptionniste et responsable d’une cuisine collective
La Courtepointe
01.1998 - 01.2004
Agent de bureau
Centre de services partagés du Québec
Secrétaire
Centre de services partagés du Québec
Secrétaire
Fédération québécoise du loisir en institution
Diplômes d’études professionnelles - secrétariat et en comptabilité (Adjointe administrative)
Centre de formation professionnelle Marie-Rollet