Liliana Petit

Support au projets transport (Métros, tramways) pour les pays Israël Ligne Verte du Tramway de Tel Aviv ( 2.6B$, 40 km dont 4 km souterrain, 64 arrêts, 2 branches, 2 dépôts) , Roumanie, Moldavie, Bulgarie et Grèce:

• En tant que coordinateur logistique et administratif de la succursale, j'ai veillé à ce que toutes les opérations soient conformes aux exigences quotidiennes.
• En charge du suivi de l'intégrité et de la cohérence des données entre les différents outils et vérifié l'assurance qualité des livrables stratégiques.
• J'ai réduit de 20% les coûts mensuels de la succursale en trouvant des prestataires de services plus efficaces
• Mise à jour et maintenance quotidienne de divers tableaux de bord pour maintenir les opérations internes, une base de données détaillée des informations sur le projet, y compris la budgétisation, les ressources, et les livrables.
• Appui à la gestion des risques
• Contrôle et suivi de l'avancement de la production
• En mettant à jour et en maintenant divers tableaux de bord, j'ai veillé à ce que les données internes soient disponibles et accessibles à toutes les parties intéressées pour les futurs enregistrements des leçons apprises
• Valide la documentation et les sites de projet afin de s’assurer que l’information qui s’y trouve està jour et conforme au cadre en vigueur
• Suivi de commandes et facturation des clients en respectant les délais.
• Gestion complète de la documentation électronique interne (ProjectWise) et client (Aconex) pour les projets.
• Soutien aux offres commerciales au directeur de la succursale.
• Collaboration permanente avec les équipes techniques, opérationnelles et de gestion pour favoriser une culture d’amélioration continue.

Dans le cadre de la construction du tramway Ligne Rouge de Tel Aviv (24 km dont 11km souterrain, 34 stations) pour les systèmes de climatisation dans toutes les gares et tunnels, en charge de:

• Assistance administrative au Directeur de Projet
• Assistance au Risk Manager et Interface Manager consistant à suivre les directives pour les soutenir en s'occupant des fonctions administratives telles que la planification des réunions, la sensibilisation, le suivi des documents et des dépenses et des comptes-rendus associés au suivi des tâches complexes
• Responsable de la tenue à jour d'une documentation précise des décisions, des mises à jour et des résultats au sein du système de suivi de projet et des systèmes associés

Assistance du PDG de la succursale de Tel Aviv (Israel) :

• Contribution quotidienne à l'élaboration de nouvelles politiques et procédures pour améliorer l'efficacité opérationnelle de la succursale.
• Réorganisation et maintenance efficaces de systèmes de classement des documents et des dossiers/ rapports financiers au siège au Japon et à Londres pour les dépenses et les factures de la succursale.
• Anticipation constante des problèmes et trouver des solutions optimales et à maintenir le flux pour la journée du PDG.
• Soutien pour faciliter les opérations générales du bureau.
• Réservation et organisation de voyages, de transports et d'hébergement pour les invités de l'entreprise

Gestion administrative des succursales Israël et Grèce :

• Suivi du respect des réglementations gouvernementales et des normes environnementales, de santé et de sécurité.
• Gestion des budgets locaux et pilotage de la rentabilité.
• Liaison avec le département de finances au Royaume-Uni : mises à jour mensuelles dans divers systèmes de l'entreprise des dépenses locales, des factures, etc.
• Supporter la direction dans l’évaluation de la performance de la succursale.
• Gestion de flotte de véhicules succursales (plus de 60 voitures de société).
• Responsable de toutes les interfaces entre les sites locaux et tous les prestataires et filiales de l'entreprise à travers le monde (Allemagne, Espagne, Angleterre).
• Gestion des achats / gestion des fournisseurs locaux : négociation des conditions des nouveaux contrats avec les fournisseurs ou renégociation des anciens contrats pour améliorer les conditions et correspondance avec les fournisseurs de la succursale, le cas échéant.
• Assistance informatique avec les sites distants (Allemagne), paie (Allemagne) et RH (Allemagne).