Delphine Viel

• Gestion quotidienne des factures clients, en assurant leur suivi et leur régularisation ;
• Collecte des données et informations nécessaires à la facturation, analyse des composantes du compte client ;
• Collaboration étroite avec le service comptabilité pour traiter certaines écritures comptables ;
• Collaboration avec les équipes du système comptable pour résoudre les problèmes de facturation ;
• Amélioration de processus facturation ;
• Correction des templates Lavery de factures et de pro formas ;
• Suivis des TeCs avec les chefs de groupes de pratiques ;
• Maintenance des données clients et dossiers ;
• Gestion des taux d'exception ;
• Supervision de la mise en place de la facturation électronique ;
• Supervision d'une boite courriel d'assistance facturation ;
• Formation continue aux usagers du bureau.

Coordonner le travail de l'équipe de facturation de 6 personnes ;

• Évaluer les performances des spécialistes facturation puis redistribuer leurs portfolios en conséquence (KPI) ;
• Mette en place les procédures nécessaires au bon fonctionnement du service de la facturation ;
• Assurer un service à la clientèle avec nos clients ;
• Optimiser les travaux en cours pour atteindre les objectifs de la direction ;
• Former les usagers sur les bonnes pratiques de facturation ;
• Soutenir l'équipe de facturation électronique ;
• Travailler en proche collaboration avec les ouvertures de dossiers pour optimiser la facturation ;
• Participer (8o%) dans l'intégration du nouveau système ERP ;
• Créer des scénarios pour l'équipe de testeurs facturation et comptes à recevoir ;
• Ouvrir des incidents avec les équipes de développeurs si les tests restent non concluants ;
• Créer de nouveaux Template Super Bill Lavery ;
• Mise en place de nouveau concept, nouvelle image.

Coordonner le travail de l'équipe des comptes à recevoir de 4 employés à Montréal ;

• Mettre un outil de travail en place rapidement pour donner une meilleure visibilité des CAR à l'équipe de comptes à recevoir ;
• Implanter un nouveau processus de collection ;
• Mettre en application le nouveau processus de collection par l'équipe de comptes à recevoir ;
• Informer tous les usagers internes du nouveau processus de collection ;
• Travailler en proche collaboration avec l'équipe de recouvrement composée d'avocats pour entamer des poursuites judiciaires auprès des clients délinquants ;
• Réduire les comptes à recevoir des 121 jours et + ;
• Tenir à jour les provisions pour mauvaises créances ;
• Répondre aux demandes de la cheffe de la direction ;
• Donner une visibilité réelle de la situation des CAR auprès de la cheffe de la direction et du directeur des finances avec des rencontres mensuelles ;
• Mise en place des états de comptes dans le nouveau système ERP impliquant tous les tests nécessaires à effectuer.

Coordonner le travail de l'équipe de facturation de 10 employés à Montréal et 2 à Québec ;

• Mettre en place les procédures nécessaires au bon fonctionnement du service de la facturation ;
• Coordonner le travail de l'équipe des ouvertures de dossiers — 2 employés - CMI analyste finance Procéder aux ouvertures de dossier tout en s'assurant de respecter les lignes directrices de facturation des clients ;
• Aider à la préparation et la transmission des factures électroniques ;
• Aider à la préparation des factures spéciales requises par les avocats et leurs clients ;
• Former les adjointes juridiques sur les nouvelles méthodes de facturation ;
• Former tous les usagers du système SAP processus facturation ;
• Enregistrer de façon continue tout nouveaux taux de teneur de temps dans le système ;
• Suivre les mises à jour des ententes clients puis modifier, si nécessaire, les lignes directrices à partir de leur fiche client ;
• Préparation de rapport KPI ;
• Assister, au besoin, les avocats dans la préparation d'offres de service.

• Assistance à l'équipe d'adjointes juridiques dans leurs tâches quotidiennes, soutien administratif et logistique ;
• Traiter les demandes d'une boite mail partagée ;
• Participation active aux réunions d'équipe pour partager des observations et des suggestions ;
• Élaboration et mise à jour de documents administratifs et rapports de suivi ;
• Facturation électronique.

• Communiquer par téléphone, par la poste ou par courrier recommandé avec les clients pour les aviser qu'ils ont des paiements en retard et des comptes en souffrance ;
• Résoudre les problèmes de recouvrement en prenant des arrangements avec le débiteur soit par téléphone soit par courriel ;
• Envoyer mensuellement des états de comptes au client du cabinet; Maintenir un contact privilégié avec les créanciers ;
• Atteindre les objectifs de collection déterminés par la direction ;
• Suivre régulièrement les encaissements de nos clients avec des plans de paiements ou promesse de paiements;
• Intervenir auprès des prestataires de services en cas de non-conformité des factures ;
• Travailler en proche collaboration avec l'équipe de la facturation.